Notulen Bestuur 15 maart 2018

Notulen Bestuur  15.03.2018

Aanwezig: Miriam, Willem, Dominique, Bert, Gertie (notulist), Jacob (notulist v.a. april)

 

 

  1. Vaststelling agenda

 

De agenda wordt vastgesteld

 

  1. Notulen van 15 februari 2018 en actielijst

Deze worden vastgesteld met de aanvulling van Dominique betreffende agendapunt badkamer RS 9a.      Willem heeft met Caty van Dijk (Triodosbank) gebeld. Zij heeft na overleg met Steven Rietberg een mail    naar VWM gestuurd. Hierin vraagt zij met welke zinsnede wij moeite hebben, maar het gaat niet om een  zinsnede, maar om het hele stuk. Willem zal haar hierover mailen.

 

  1. Mededelingen

Gertie moet om 22.00 uur weg. Bert en Willem hebben een gesprek gehad met het Mecc o.a. Over de geluidsmeting die is geweest. Deze gaat leiden tot een nieuwe vergunning. Als bestuur gaan Bert en Willem met de verlener van de vergunning contact opnemen. Tevens is er buurt infoavond op 9 april.  Miriam zet een bericht in het bulletin hierover.

 

  1. Post
  • van het BOZ, reactie op klus in Jasmijn; ter kennisgeving
  • van Bert met een link naar ecowijk in Breda; informatief
  • van het BOZ, de notulen; ter kennisgeving
  • van wgr. Secretariaat; zij gaan het met Gilbert bespreken
  • van Gilbert; hij vraagt naar de notulen bestuur, deze zijn inmiddels geplaatst. Miriam zal dit aan hem melden.
  • van wgr. Financiën; de accountant wil graag de status van de badk. 9 A weten. Dit wordt later besproken. Dominique en Miriam formuleren een antwoord.
  • van wgr. Financiën; met een aanvullende vraag over de warmtewet: gaan de betalingen van de voorschotten aan het energiebedrijf via het cluster of via VWM. Bert kijkt het na en stuurt antw.
  • van Sander; een mail betreffend parkeren door directrice BLS op ons terrein. Het bestuur wil van gedachten wisselen hierover met hem. Bert nodigt hem uit.
  • van Gilbert; mail met 3 vragen betreffende de constellatie, aftreden Renato uit bestuur en weinig mensen op de ALV. Dominique zal hem antwoorden en uitnodigen om mee te denken hierover.
  • Van wgr. Financiën, wanneer kan de jaarrekening 2017 met het bestuur besproken worden. Dit is mogelijk op maandag 26 mrt van 11 uur tot max 13 uur.
  • van het BOZ; reactie om de MJOP toe te lichten. Zij nodigen het bestuur uit om op een dinsdag een afspraak te plannen met hen en de uitvoerder. Dominique zal 17 april 16:00 uur voorstellen.

 

  1. Vorige ALV, maart

De ALV is goed verlopen. De werkgroep Secretariaat  geeft aan dat de wet persoonsregistratie gaat wijzigen. Per mei 2018 moet VWM hier iets mee doen. Jacob heeft bruikbare info over de regels via de schaakclub en stuurt dit door naar het bestuur.

Het verlengen van het mandaat leverde wat verontwaardiging op waarom er niemand van het BOZ was. Hoe het stuk op de ALV is gekomen is niet goed georganiseerd. Het streven is om beter te herinneren en elkaar te helpen. Het bestuur zou b.v. in het begin van het jaar alle werkgroepen kunnen aanschrijven.  Het voorstel betreffende de belijning is niet aangenomen; het wordt uitgewerkt met info waar het komt en wat het kost.

 

  1. Volgende ALV, april

      Op de agenda staan: het vernieuwen van het mandaat van het BOZ, het verslag van de kascontrolecommissie, jaarrekening 2017 BOZ, jaarrekening 2017 VWM, decharge verlenen aan het bestuur, evaluatie en mandaat wgr. Sociaal Beheer, voorstel afbakende belijning ingang parkeerplaats. Miriam belt Fred of de jaarrekening BOZ gaat lukken.

Het werkplan Bestuur wordt naar juni verschoven als ook de evaluatie en het mandaat geagendeerd zijn. . Miriam stuurt een concept werkplan, Bert een concept alg. evaluatie en Dominique het mandaat.

 

  1. De speerpunten

Het benodigde aantal verenigingsruimtes. Een bijeenkomst organiseren blijkt moeilijk, er komt weinig initiatief bij de beheerders. Stand van zaken komt in het werkplan te staan.

  • Geweldloze communicatie / omgangsvormen ALV. Er wordt een soort workshop georganiseerd en daarnaast met een aantal mensen een stukje geweldloze communicatie beoefend. Dit organiseert José. Dominique vraagt José hoe het staat met de planning en de kosten.
  • De wgr. Toekomst. Er is nog geen reactie gekomen van het BOZ betreffende het rapport van Bameco. Als dit er is, dan kan er gekeken worden naar grote maatregelen. Willem zal er vanuit werkgroep Toekomst naar vragen.

 

  1. Opkomst ALV

Er komen weinig mensen naar de ALV. De aanwezige leden besluiten of een ALV wel of niet doorgaat. In januari is het niet doorgegaan. Hoe zorgen we ervoor dat de animo groter wordt. Dit punt wordt verder besproken op de vergadering van 26 maart.

 

  1. Bezoek aan werkgroepen

De werkgroep Sociaal beheer is aan de beurt voor het jaarlijkse contactmoment met het bestuur. Miriam nodigt hen uit om aan te sluiten bij de bestuursvergadering op 16 april.

 

  1. Ideeën BLS

Ideeënactie voor leegkomende Bernard Lievegoedschool: Tijdens de ALV in januari zijn door 5 mensen ideeën aangedragen. Via de gele formulieren is één idee binnengekomen. Op de komende ALV zal nog eens een oproep gedaan worden. De sluitingsdatum van deze actie is eind april.

 

  1. Rondvraag

Willem kan niet vergaderen op 29 maart. Het zou fijn zijn om elkaar eens feedback te geven. Dit wordt gepland op 26 maart om 20:15 uur. Bert notuleert wat verder ter tafel komt.

Jacob vraagt hoe er met de vorige notulist werd samengewerkt en dat wordt hem uitgelegd.

Dominique vraagt of vanaf nu de agendapunten voor de bestuursvergadering een weekje vooraf aan die vergadering al kunnen vaststellen (vanwege de overvol rakende agenda de laatste tijd). Dit is akkoord. Het streven is om de agenda vrijdags voor de bestuursvergaderingen vast te stellen en wordt via de mail gecommuniceerd. De bestuursvergaderingen verhuizen dus naar de maandag.

 

  1. Badkamer RS 9a

Er is contact geweest met Carel van de werkgroep Financiën. Hij legde uit dat het BOZ destijds (al ongeveer 2 jaar geleden) de rekening heeft betaald voor de meerkosten van deze badkamer, aangezien wegens bepaalde redenen Gertie die niet betaalde. Het BOZ heeft toen bij werkgroep Financiën neergelegd dat zij dat bedrag bij Gertie dienen te innen. Het is tot op heden nog niet betaald. Carel is het met ons eens dat dit een geschil is. Volgens de procedure gaan we komende week mails sturen aan zowel BOZ als Gertie, met de vraag of dit een geschil is tussen hen beiden en of zij een bemiddelaar kunnen voordragen. Willem schrijft de mail en laat deze eerst lezen aan Dominique en Miriam en stuurt hem a.s. dinsdag de deur uit.

 

 

Volgende (feedback)vergadering is op maandag 26 maart 2018, op het secretariaat om 20:15 uur.